Prendere il controllo delle tue finanze è più facile quando il resto della tua vita è in ordine. Se la tua mente è sommersa da preoccupazioni per il lavoro, o progetti di miglioramento domestico, o obblighi verso amici e familiari, la finanza personale può diventare una bassa priorità. Hai altre cose di cui preoccuparti.
David Allen Portare a termine le cose fornisce un sistema per affrontare tutte le cose della tua vita. Ho evitato di menzionare Portare a termine le cose prima di oggi. Ma attualmente sto scrivendo un paio di articoli che avranno più senso se hai familiarità con il concetto, quindi è necessaria un’introduzione.
Introduzione
Portare a termine le cose (GTD) riguarda la produttività. Il suo scopo è quello di aiutarti a fare di più sentendoti meno stressato. Piuttosto che spiegare il sistema, altri siti hanno fatto Così già “Voglio condividere come l’ho implementato nella mia vita. Dal momento che non ho seguito le cose alla lettera, e poiché molti di voi probabilmente non hanno familiarità con GTD, inizierò con una breve descrizione. Quanto segue è stato semplificato.
Come funziona “Fare le cose”
Le nostre vite, dice Allen, sono piene di troppe cose: pensiamo alle cose, ci preoccupiamo delle cose, non facciamo mai tutte le cose che dobbiamo fare. La sua soluzione è quella di riunire tutte le cose in un unico secchio di raccolta. Quando tutto il materiale è in un unico posto, l’elemento superiore nel bucket viene elaborato. Quando il primo elemento è stato elaborato, il secondo elemento viene elaborato. Tutto nel secchio di raccolta viene elaborato, un elemento alla volta, fino a quando non rimane nulla.
Ogni volta che un oggetto viene prelevato dal secchio di raccolta, chiediti: “È perseguibile?” In altre parole, “È qualcosa di cui posso occuparmi in questo momento?”
Se l’elemento non è utilizzabile:
- gettalo nella spazzatura,
- archiviarlo per riferimento futuro, o
- Inseriscilo in un file tickler regolarmente rivisto per possibili azioni future.
Se l’elemento è utilizzabile:
- fallo, se ci vorranno solo pochi minuti,
- delegarlo, se è responsabilità di qualcun altro, o
- rinviarlo.
Utilizzando questo sistema, la maggior parte degli articoli viene elaborata immediatamente. Alcuni punti sono rinviati. Le voci differite possono essere:
- inseriti in un calendario se devono essere effettuati in una data e/o ora specifica, o
- mettere in elenco le azioni successive se sono cose che devono essere fatte al più presto.
C’è un sottoinsieme speciale di elementi utilizzabili chiamati Progetti. Si tratta di attività in più passaggi. Ogni progetto ottiene il proprio file e l’azione successiva per ogni progetto viene inserita nel bucket di raccolta.
Dopo che il GTD è stato implementato, il secchio di raccolta deve essere svuotato una volta alla settimana (o tutte le volte che è necessario). Questo è tutto. Questo è il sistema.
Ecco una rappresentazione grafica:
Scott Moehring, un ex allenatore (non ufficiale) GTD, ha creato un eccezionale diagramma avanzato del flusso di lavoro [PDF, 321k].
Ho questo appeso sopra la mia scrivania come promemoria costante. Moehring mi ha gentilmente concesso il permesso di offrirlo come download gratuito.
Adattamento del sistema per uso personale
Uno dei miei mantra è “Fai ciò che funziona per te”. Le Portare a termine le cose Il sistema è presentato principalmente come uno strumento per uso aziendale, ma è facilmente applicabile alla propria vita personale. La chiave è modificarlo in modo che si adatti al modo in cui vivi e lavori. Ecco come ho fatto le cose:
Ho fatto un viaggio in un negozio di forniture per ufficio per ritirare:
- cartelle di file,
- un etichettatrice automatica,
- quattro piastrelle di sughero 12×12,
- una bella casella di posta in legno,
- puntine da disegno,
- scotch, e
- Alcuni altri elementi.
(Se ti senti frugale, puoi fare a meno di questa roba. Allen dice che idealmente dovresti acquistare i componenti della migliore qualità che potresti permetterti: se i tuoi strumenti sono un piacere da usare, è più probabile che tu li usi.)
Ho raccolto tutte le mie cose, sia fisiche che mentali, e le ho ammucchiate sul tavolo della cucina.
- Per raccogliere le cose fisiche, camminavo da una stanza all’altra con una scatola, in cui impilavo tutte le cose che riuscivo a trovare (ad esempio riviste, fotografie, posta indesiderata, liste di cose da fare, lettere, ecc.).
- Per raccogliere le cose mentali, camminavo da una stanza all’altra con una pila di schede, su cui scrivevo tutte le cose che mi venivano in mente (ad esempio mettere via i vestiti, pulire l’area del cibo per gatti, appendere i dipinti sul muro della stanza degli ospiti, organizzare i DVD, potare l’alloro dalla veranda sul retro, ecc.).
Collezionismo tutte le mie cose in un unico punto hanno richiesto diverse ore. Successivamente, ho iniziato a elaborarlo. Per lo più questo è stato facile. Ho iniziato con ciò che avevo di fronte, l’ho raccolto e mi sono chiesto quale fosse l’oggetto e cosa dovesse essere fatto con esso.
- Se era qualcosa che potevo affrontare in pochi minuti, l’ho affrontato. (Ad esempio: libri che dovevano essere accantonati.)
- Se era qualcosa che doveva essere affrontato presto, ma che avrebbe richiesto più di pochi minuti, l’ho messo da parte in una pila di azioni successive. (Ad esempio: annullamento del telefono cellulare.)
- Se non avevo più bisogno dell’oggetto, lo buttavo via. (Ad esempio: volantini della casa.)
- Se era qualcosa che volevo conservare come riferimento, ho creato una nuova cartella di file (etichettandola con la mia pratica etichettatrice automatica). (Ad esempio: tutte le varie liste di canzoni le annoto per i futuri mix di CD.)
- Se era qualcosa per qualcun altro, lo mettevo in una pila delegata. (Ad esempio: tutto ciò che riguarda la ristrutturazione del bagno, di cui Kris era responsabile.)
- Se faceva parte di un progetto più ampio, lo bloccavo in una cartella contrassegnata con Progetti. (Ad esempio: organizzare tutti i miei scritti, dal liceo fino ad oggi.)
- Se era qualcosa che doveva essere fatto in una data specifica, l’ho inserito in iCal. (Ad esempio: il mio prossimo appuntamento dal dentista.)
- Se era qualcosa che non doveva essere fatto subito, l’ho bloccato in un file Tickler per elaborarlo in seguito. (Ad esempio: programmare una serata di poesia.)
- Se era qualcosa che era solo un’idea, qualcosa che potrei voler fare un giorno, ma non mi ucciderà se non lo faccio, allora lo metto in un file contrassegnato “un giorno / forse”. (Ad esempio: compra una bella poltrona in pelle.)
Il processo di smistamento ha richiesto un’intera giornata. Quando il tavolo della cucina era di nuovo pulito, avevo diverse cartelle di file piene di elenchi di cose da fare. Avevo anche una pila di azioni successive.
Ho nascosto le mie cartelle di file di riferimento (e ce n’erano diverse decine) in un cassetto della scrivania. Ho inserito il file Progetti nella mia casella di posta in arrivo (perché avevo bisogno di suddividerlo in seguito, creando singoli file per ogni progetto). La maggior parte della mia organizzazione, tuttavia, ha coinvolto la pila di elementi di azione:
- Ho appeso le suddette piastrelle di sughero al muro accanto alla mia scrivania.
- Ho etichettato la tabelliera superiore “Next Actions”.
- Per ogni azione, ho creato una scheda indice. (In realtà, ho usato alcuni vecchi biglietti da visita – sono della dimensione perfetta.)
- Ho attaccato le carte al tappo in nessun ordine particolare.
Dopo due giorni e mezzo, avevo finito. La mia versione del Portare a termine le cose Il sistema è stato impostato e pronto all’uso.
Quando si utilizza il sistema GTD canonico, si elabora l’azione successiva, qualunque essa sia. Per i miei scopi, ho fatto un’eccezione. Ho scelto con cura. Ho selezionato alcune carte alla volta, e poi ho fatto quello che dicevano: pulire l’auto, comprare cavi mini-to-mini, controllare i tubi della lavatrice. Se l’azione era qualcosa che so che si presenta ripetutamente (auto pulita, per esempio), allora l’ho nascosta in un cassetto per un uso successivo. Dopo il mio Brain Dump iniziale, avevo 53 Next Actions. Ne ho fatti undici il primo giorno. Ne ho fatti altri sei poi dopo. Il resto l’ho affrontato nelle settimane successive.
Pronti a tutto
Conosci quella libertà che provi quando sei in vacanza? Quel meraviglioso senso che non c’è nulla di cui preoccuparsi? Questo è ciò che questo sistema tenta di darti. Quando esercito la disciplina per fare le cose, sono più felice. Le cose sembrano andare a posto.
Alcuni di voi probabilmente credono che questo sia sciocco. Probabilmente sembra un grande sforzo prendersi cura di qualcosa che puoi fare nella tua testa. Il punto, però, è che questo sistema ti toglie tutto dalla testa.
Quando stai cercando di destreggiarti tra 53 azioni successive nella tua testa (insieme a una dozzina di progetti, una dozzina di desideri un giorno / forse, una ventina di elementi del calendario e un sacco di altre idee), può essere travolgente. È facile sentirsi stressati, disorientati o disperati. Colla Portare a termine le cose sistema, tutto è fuori dalla tua testa e sulla carta. Non devi più pensare alle cose. Li fai e basta.
Conclusione
Portare a termine le cose offre una soluzione per creare ordine dal caos. Sfortunatamente, tendo a perdere la concentrazione sul sistema con il tempo. Le cose accadono, e mi dimentico di elaborare la mia casella di posta per diverse settimane, e poi diventa intimidatorio. Le settimane si trasformano in mesi. Alla fine ritorna il caos. Quando ciò accade, eseguo un ripristino del sistema. Riparto da zero.
Ma anche gli esperti hanno difficoltà ad attenersi al sistema. Scott Moehring – che ha condiviso il diagramma del flusso di lavoro avanzato pubblicato sopra – mi ha detto:
Vado avanti e fuori con GTD, ma fa sempre parte di quello che faccio. Sono sempre più felice quando lo seguo. […] Raccolgo quasi tutto, ma da lì cade in vari gradi. La mia parte peggiore è la Weekly Review, e penso che sia la parte più critica. Due cose mi aiutano davvero, però: mantenerlo il più semplice possibile e gestire la posta elettronica in questo modo.
Sono sicuro che puoi immaginare i modi in cui i concetti GTD possono essere estesi alla tua vita finanziaria. In futuro, spero di condividere alcuni dei modi in cui ho combinato i due.
Risorse aggiuntive
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