La maggior parte dei dipendenti deve presentare note spese a un certo punto, sia per viaggi fuori città, cene con clienti, eventi speciali o altre spese sostenute a causa delle proprie responsabilità lavorative. Tenere traccia di queste spese è importante, altrimenti stai perdendo denaro mentre sei sul posto di lavoro e probabilmente non ti affezioni al dipartimento finanziario della tua azienda, che si basa su registrazioni accurate e rapporti tempestivi dei dipendenti.
Sembra abbastanza semplice tenere traccia delle tue spese, ma ho conosciuto personalmente dipendenti che hanno perso le ricevute e non sono stati rimborsati, non sono riusciti a essere rimborsati perché non hanno capito che una spesa era rimborsabile o hanno mancato la scadenza per consegnare i documenti. In tutti e tre i casi, il dipendente ha pagato una spesa aziendale con i propri soldi. Non va affatto bene! La situazione può essere facilmente evitata con alcuni passaggi di base per assicurarsi che le spese aziendali non influiscano sui profitti.
Conoscere le politiche
Richiedi una copia della politica di rimborso spese della tua azienda e assicurati di aver compreso le linee guida su quanto segue:
- Modalità di pagamento. È possibile utilizzare una carta di credito aziendale? In caso contrario, pagherai di tasca tua o puoi richiedere un anticipo in contanti?
- Spese rimborsabili. Quali sono le spese ammissibili? In genere si tratta di trasporto, chilometraggio, pasti, alloggio, ecc. Quali sono i limiti consentiti? Probabilmente avrai una certa quantità che puoi spendere per i pasti ogni giorno, per esempio.
- Spese non rimborsabili. Sapere cosa non è coperto dall’azienda. Ad esempio, la maggior parte delle aziende pagherà per i pasti, ma non le bevande alcoliche.
- Documentazione. Devi inviare le ricevute? E per quanto riguarda il monitoraggio del chilometraggio? Scopri quale documentazione ti servirà per accompagnare i documenti della nota spese.
- Termini di deposito. In quanto tempo devi presentare i documenti per essere rimborsato?
Infine, stampa una copia del modulo di rimborso spese in modo da avere una chiara comprensione di ciò di cui avrai bisogno per completarlo. Se qualcosa non ha senso sul modulo o sulle politiche, ora è il momento di chiedere chiarimenti al tuo capo.
Mancia: Lascia il modulo sulla sedia del tuo ufficio per ricordarti di compilarlo non appena torni alla tua scrivania.
Il metodo Envelope
Supponiamo che tu stia andando fuori città per lavorare a un evento aziendale. Un modo semplice e low-tech per organizzarsi è con una semplice busta aziendale. Ecco come funziona:
- Se hai ricevuto un anticipo di cassa, inserisci il denaro all’interno della busta.
- Se devi tenere traccia del chilometraggio, disegna una casella di chilometraggio all’esterno della busta con una colonna per la data, il chilometraggio iniziale e il chilometraggio finale.
- Disegna un’altra casella per i suggerimenti, con una colonna per la data, l’importo e il motivo per dare la mancia. Questo è per le spese accessorie che potrebbero non avere una ricevuta, come una mancia di pulizia di $ 5 o la mancia al personale dell’hotel per lo spostamento di oggetti pesanti.
- Quando ricevi una ricevuta per una spesa aziendale, indica quali articoli invierai per il rimborso (ad esempio, un pasto fajita, ma non il margarita). Annota anche lo scopo della spesa, come pagare una partita di golf per un cliente e un partner commerciale, e l’importo della mancia. Di solito le date vengono stampate sulla ricevuta, ma se non è lì, scrivi anche quello.
- Inserisci tutte le ricevute nella busta.
Sembra semplicistico, ma ogni volta che l’ho fatto, ho trovato più facile consegnare la mia nota spese in tempo. Quando non lo faccio, devo cercare ricevute in borse, tasche dei pantaloni e borse, quindi capire dove sono finiti quei $ 5 che ho dimenticato di dare la mancia al personale dell’hotel.
Non aspettare per archiviare
Archivia le tue spese il giorno in cui torni in ufficio. Ad essere onesti, non lo faccio sempre. Ma è il modo migliore per assicurarti di ricordare tutti i dettagli che potresti non aver scritto e che riceverai i tuoi documenti consegnati prima della scadenza. Ci sono leggi fiscali e politiche aziendali sui rimborsi, quindi non aspettare e rischiare di perdere ricevute o dimenticare di inviarle fino a quando non è troppo tardi.
Seguirò il mio consiglio e completerò il mio modulo di rimborso spese da un viaggio di lavoro la scorsa settimana prima ancora di poter pensare di procrastinare! Nel frattempo, ascoltiamo i tuoi metodi per tenere traccia delle spese rimborsabili. Quali sono i tuoi consigli per mantenere organizzate le spese aziendali?