Come scrivere una fattura di vendita (3 semplici passaggi che chiunque può fare)

Fondamentalmente, una fattura di vendita conferma che la proprietà è cambiata. In questo post ti mostreremo come scrivere una fattura di vendita.

È possibile utilizzare una fattura di vendita per documentare una varietà di acquisti, con la maggior parte delle persone che li utilizzano per auto, moto o barche. Tuttavia, puoi anche emettere una fattura di vendita quando vendi beni personali come vestiti, mobili o persino un cucciolo.

Generalmente, il venditore scrive la fattura di vendita che dovrebbe precisare tutti i dettagli dello scambio. Lo scopo di una fattura di vendita è documentare che la vendita è avvenuta e offrire protezione a entrambe le parti in caso di una controversia futura.

Come funziona una fattura di vendita?

Puoi pensare a una fattura di vendita come simile a una ricevuta. È un documento legale che offre protezione a entrambe le parti dimostrando che la vendita è stata completata e che la proprietà e il pagamento sono passati di mano.

Per il venditore, una fattura di vendita è la prova che l’articolo trasferito è stato accettato dall’acquirente nelle condizioni descritte.

Ad esempio, se qualcuno sta vendendo la propria auto usata, potrebbe desiderare di venderla in condizioni “così come sono”. Ciò significa che non stanno estendendo una garanzia che tutto sull’auto funzioni perfettamente poiché le condizioni utilizzate del veicolo potrebbero significare che c’è un problema di fondo sconosciuto con un componente dell’auto.

Al contrario, se lo vendono con una garanzia, la fattura di vendita dovrebbe specificare cosa stanno garantendo.

Per l’acquirente, la fattura di vendita è una registrazione della transazione. Questo dà loro la prova della proprietà e una registrazione del loro pagamento. A seconda dello stato in cui vivono, potrebbero anche aver bisogno della fattura di vendita per completare il trasferimento di proprietà. Ad esempio, alcuni stati richiedono agli automobilisti di produrre una fattura di vendita prima di poter registrare un veicolo a loro nome.

I venditori possono redigere una fattura di vendita da soli, ma spesso è utile utilizzare un modello. Sebbene non esistano formati o regole universali per l’aspetto di una fattura di vendita, il documento dovrebbe includere i nomi del venditore e dell’acquirente, una descrizione dell’articolo venduto e la data della vendita.

Ho bisogno di una fattura di vendita?

Ogni stato ha le proprie regole per le fatture di vendita e quando sono richieste. Se stai vendendo un veicolo, dovresti controllare le leggi del tuo stato poiché la maggior parte degli stati richiede una fattura di vendita.

Se stai vendendo qualcosa di valore minimo, come articoli in una vendita di garage, probabilmente non devi preoccuparti di una fattura di vendita. Tuttavia, potresti volerne redigere uno se stai vendendo qualcosa come una TV o un prezioso pezzo d’antiquariato.

In breve, è una buona idea avere una fattura di vendita ogni volta che vendi un veicolo o qualcosa di valore significativo. Per gli articoli di valore inferiore, probabilmente non ne hai bisogno.

3 passaggi per scrivere una fattura di vendita

Una fattura di vendita è un documento semplice che chiunque può gestire. Ecco tre semplici passaggi per crearne uno tuo.

#1. Trova i requisiti del tuo stato

Alcune transazioni sono regolate dalla legge statale, che può richiedere una fattura di vendita. L’esempio più comune di questo è la vendita di veicoli, motociclette e barche. Nella maggior parte degli stati, è necessaria una fattura di vendita per qualsiasi tipo di proprietà personale titolata.

Tuttavia, alcune leggi statali prevedono che il titolo stesso si qualifichi come una fattura di vendita, quindi non è necessario un documento separato. Questo è il motivo per cui è importante controllare le leggi del tuo stato prima di procedere con la transazione.

Inoltre, gli stati che regolano le fatture di vendita per il trasferimento di veicoli hanno spesso requisiti specifici di formattazione e informazione. Ad esempio, il tuo stato potrebbe richiedere che tutte le fatture di vendita per i veicoli a motore siano autenticate. In altri stati, una fattura di vendita del veicolo deve elencare la marca e il modello dell’auto, nonché il suo chilometraggio e le sue condizioni.

Per assicurarti di essere protetto e pienamente conforme alla legge, cerca i requisiti del tuo stato per le fatture di vendita. Nella maggior parte dei casi, puoi anche trovare un modello approvato dall’agenzia statale che regola il tuo tipo di transazione.

#2. Prendi in considerazione l’utilizzo di un modello

Le fatture di vendita sono documenti comuni, il che significa che ci sono molti modelli gratuiti disponibili online. Utilizzando un modello, puoi essere più sicuro che il tuo documento includa tutti i dettagli necessari.

Inoltre, i negozi di forniture per ufficio spesso vendono fatture di vendita stampate con spazi vuoti che puoi compilare quando effettui una vendita. Nella maggior parte dei casi, questi vengono forniti in un comodo pacchetto con copie carbone sotto in modo che il venditore abbia una copia del documento. Questi sono spesso popolari tra i proprietari di piccole imprese che hanno bisogno di un modo semplice e veloce per gestire l’inventario e fornire ai propri clienti una fattura di vendita.

Se yoSe usi un modulo prestampato che acquisti in un negozio o stampa la tua fattura di vendita da un modello, dovresti sempre conservare una copia per i tuoi record.

Ecco alcuni modelli per le fatture di vendita che puoi trovare online:

#3. Utilizzare questo elenco di controllo per sapere cosa includere

Una volta trovato un modello che ti piace, dovresti esaminarlo per assicurarti che includa tutte le informazioni necessarie per una fattura di vendita conforme alla legge. Tieni presente che è sempre meglio sbagliare sul lato di troppe informazioni piuttosto che troppo poche.

Una fattura di vendita generale dovrebbe includere quanto segue:

  • Nomi, indirizzi e informazioni di contatto dell’acquirente e del venditore
  • Data della vendita
  • Importo pagato dall’acquirente per la proprietà
  • Descrizione dell’immobile
  • Se l’articolo viene venduto così com’è, una dichiarazione per questo
  • Se l’articolo viene venduto con una garanzia o garanzia, tutte le dichiarazioni di garanzia da parte del venditore
  • Firme dell’acquirente e del venditore (autenticate se richiesto dalla legge statale)

Se stai vendendo un veicolo a motore, la fattura di vendita dovrebbe includere anche:

  • Marca, modello e anno del veicolo
  • Chilometraggio sul contachilometri
  • Descrizione del veicolo a motore
  • Numero di identificazione del veicolo (VIN) o numero di serie
  • Numero scafo (solo barche)

Dovresti vendere la proprietà così com’è o con una garanzia?

Nella maggior parte degli stati, se non si includono informazioni sulla garanzia su una fattura di vendita, la legge presuppone che la proprietà sia venduta così com’è. Tuttavia, se includi promesse, garanzie o informazioni sulla garanzia nella fattura di vendita, un tribunale futuro potrebbe trattenerti.

Questo è il motivo per cui è importante essere specifici su ciò che stai promettendo. Quando si tratta della vendita di beni personali usati, è abbastanza comune per i venditori specificare che la vendita è per proprietà in “condizioni così come sono”. In questo modo, non sono in aggancio per garantire le condizioni della proprietà lungo la strada.

Ad esempio, se vendi un’auto “così com’è” non sei responsabile per eventuali riparazioni se l’aria condizionata si rompe tre mesi dopo la vendita.

D’altra parte, le leggi statali in genere vietano ai venditori di nascondere consapevolmente le condizioni difettose di un articolo. Se cerchi di nascondere un difetto e l’acquirente lo scopre in seguito, potrebbe non importare se hai venduto la proprietà così com’è.

In sintesi, sia il venditore che l’acquirente hanno l’obbligo di trattare l’uno con l’altro onestamente. Se sei l’acquirente, dovresti condurre un’ispezione ragionevole della proprietà che stai acquistando prima di accettare di acquistarla così com’è.

Cosa fare con una fattura di vendita

Una volta compilata la fattura di vendita e completata la transazione, è necessario conservare una copia della fattura di vendita e consegnarne un’altra all’acquirente. La fattura di vendita è il tuo record che la transazione è stata completata.

In alcuni stati, potrebbe essere necessario produrre la fattura di vendita quando si registra il veicolo o si trasferisce il titolo.