Un CEO può lavorare 8 ore a settimana? Sì, ed ecco come ho fatto…
Ti siedi alla scrivania pronto a distruggere la tua giornata lavorativa. Prepari una tazza di caffè, rompi il tuo calendario e ti tuffi nel tuo compito più importante. E poi succede. Il telefono squilla, o un collega si ferma per dire “hey”. Forse il tuo capo passa a chiedere informazioni su quei rapporti TPS.
Qualunque sia il tipo di interruzione che affronti, è fastidioso. E se lavori in un ufficio, sai esattamente di cosa sto parlando. Se sei seduto dietro quella scrivania e “timbrato”, tutti pensano che sia perfettamente giusto coinvolgerti.
Sfortunatamente, questi impegni casuali possono assolutamente uccidere la tua produttività. Non solo possono buttarti fuori compito, ma possono consumare la tua energia mentale per la giornata. Mentre non ho notato quanto tempo stavo perdendo prima di avere figli, lo noto molto di più ora che ne ho quattro. E sì, essere un genitore ha gravemente limitato la mia capacità di sopportare chiacchiere e chiacchiere insensate. Genitori, sapete di cosa sto parlando.
Venti minuti in un corridoio a parlare della partita di ieri sera. Un collega che si lamenta delle cose sul posto di lavoro. Un piacevole invito a pranzo che si trasforma in un affare di due ore contro la tua volontà. Questo è il tipo di cose che possono sprecare la tua produttività e ridurre il tuo potenziale.
Creare spazio e forgiare un nuovo percorso
Dopo alcuni anni passati a sopportare questi momenti sprecati e opportunità, ero convinto che qualcosa dovesse cambiare. Volevo uscire di più dall’ufficio, ma per svolgere quasi la stessa quantità di lavoro. Ancora più importante, volevo smettere di perdere così tanto tempo quando potevo essere a casa con la mia famiglia o godermi la vita.
All’inizio, pensavo che lasciare l’ufficio più spesso sarebbe stata un’impresa impossibile. Voglio dire, come potrebbe andarsene più spesso pur continuando a svolgere lo stesso livello di lavoro?
Certo, ero il CEO della mia società di gestione patrimoniale, ma ciò non significa che potessi andare e venire a mio piacimento. Se non fossi in ufficio, cosa penserebbero i miei clienti? La mia squadra era in grado di gestire tutto in mia assenza? Cosa succede se qualcosa è andato storto?
Mi ci è voluto un po’ per rendermi conto che ero consumato da convinzioni limitanti. Fortunatamente, alcuni imprenditori straordinari e leader di pensiero che mi hanno fatto capire l’errore dei miei modi.
Per prima cosa, ho letto il libro di Tim Ferris La settimana lavorativa di 4 ore e realizzato ciò che era possibile. Usando le strategie del suo libro, potrei ridurre significativamente il mio tempo in ufficio, giusto?
In secondo luogo, mi sono iscritto a un programma di coaching con il nome di Strategic Coach. Durante questo programma, mi hanno introdotto al concetto di “creare spazio”.
Un esercizio che abbiamo dovuto fare consisteva nel calcolare quanti giorni liberi avevamo preso nell’ultimo anno. Perché? Perché dicevano che dovevamo imparare a “creare spazio” nelle nostre vite. E per creare quello spazio, abbiamo dovuto concederci una pausa e un po’ di tempo libero.
Nel corso del tempo, l’esercizio mentale di “creare spazio” mi ha permesso di capire cosa era importante nella mia vita, quindi esternalizzare il resto.
In terzo luogo, ho iniziato ad ascoltare geni della produttività come Michael Hyatt. Gli imprenditori altamente produttivi non nascono così, dice Hyatt. Imparano a diventare ultra-produttivi padroneggiando i loro ambienti.
Secondo Hyatt, le interruzioni e le distrazioni costanti sono l’ostacolo #1 che gli imprenditori devono affrontare mentre controllano le loro liste di cose da fare e lavorano per raggiungere i loro obiettivi.
Ed è un peccato, osserva Hyatt. “Gli imprenditori e i dirigenti come noi hanno troppo valore per contribuire alle nostre attività e alle persone che contano di più nella nostra vita per lasciare che le distrazioni ci trascinino verso il basso”, ha detto dice sul suo sito web.
Solo ascoltare esperti come questi mi ha insegnato a “creare spazio” e ad allontanarmi dalla mia situazione in una certa misura. Da lì ho intrapreso un percorso per limitare le distrazioni e costruire una giornata lavorativa migliore.
Nel corso del tempo, ho portato il mio tempo d’ufficio da 40 ore settimanali a 8 ore, senza alcun impatto sulla produttività e guadagni ancora maggiori nel tempo.
Come ho fatto? Ecco i dettagli:
#1: Ho assunto strategicamente.
Sebbene avessi già un direttore delle relazioni con i clienti nello staff, ho aggiunto anche un consulente associato. Il lavoro di questo professionista era quello di “essere me” quando non ero lì, dando consigli esperti ai nostri clienti e fornendo il servizio che meritano.
È qui che sento che molti proprietari di piccole imprese falliscono. Spaventati che nessuno possa mai mettersi nei loro panni, si rifiutano di esternalizzare il loro lavoro più importante. Ma se vuoi ridurre le tue ore, questo passaggio è cruciale.
Ci è voluto un po ‘per impostare tutto. Per un mese, ho dovuto lavorare 60 ore alla settimana per insegnargli tutto h he aveva bisogno di sapere. Ma una volta terminato il duro lavoro, avevo una controparte fidata e lucida su cui appoggiarmi.
#2: Abbiamo iniziato a documentare i nostri processi.
Alla fine, ho imparato che potevo semplificarmi la vita semplificando i processi che facevo più e più volte. Uno strumento in cui mi sono imbattuto, Processo dolce, ti aiuta a creare processi per tutto ciò che riguarda la tua azienda.
Utilizzando questo strumento, abbiamo iniziato a creare processi per attività di livello superiore come l’apertura di nuovi account. Da lì, abbiamo creato processi per effettuare depositi bancari ed elaborare i contributi dei clienti. Una volta che abbiamo ottenuto tutte le attività di livello superiore al quadrato, abbiamo persino creato sistemi per assumere le piccole attività nella nostra giornata lavorativa.
La creazione di tutti i processi richiede un po ‘di lavoro iniziale, ma una volta che il processo è fatto e la persona è addestrata, non devi mai più farlo. Ancora meglio, se mai dovessi assumere qualcuno di nuovo o sostituirlo, i tuoi processi documentati possono servire come manuale di formazione.
#3: Ho “creato spazio” e programmato il tempo.
Una volta assunte più persone e creati processi, ho dovuto pianificare il tempo libero per vedere se la mia nuova strategia poteva funzionare. Quindi, è esattamente quello che ho fatto, anche se ho dovuto forzarmi. All’inizio, passavo il tempo in un bar o lavoravo da casa. In questo modo, ho potuto testare le capacità del mio dipendente senza allontanarmi completamente.
Una volta che mi sono sentito più a mio agio, ho iniziato a prendermi il martedì libero. Poi ho iniziato ad aggiungere più “giorni liberi” al mio calendario ogni settimana. Alla fine, ero sceso a sole 8 ore in ufficio ogni settimana, eppure tutto funzionava ancora senza intoppi. E sì, è stato fantastico!
#4: Abbiamo migliorato la comunicazione.
Prima di ridurre le mie ore, le principali fonti di comunicazione nel nostro ufficio erano e-mail, testo e chat di Google. Questo ha funzionato bene per un po ‘, ma alla fine ci siamo resi conto che stavamo perdendo conversazioni e dettagli in questo modo.
Poi ci siamo imbattuti in un programma chiamato Lasco. Slack ci ha permesso di creare canali specifici per determinate esigenze della nostra società di consulenza finanziaria, quindi creare conversazioni continue che potevamo cercare per i dettagli passati. Dove una volta perdevamo continuamente informazioni e conversazioni importanti, Slack teneva tutta la nostra corrispondenza in un unico posto.
#5: Abbiamo esaminato le azioni e cercato modi per migliorare.
Proprio come nell’esercito, ho creato un processo per le revisioni settimanali nel mio ufficio. Non abbiamo esaminato il lavoro l’uno dell’altro di per sé, ma invece, come è andata la settimana in generale. Com’è stata la nostra comunicazione? È stato fatto tutto? Qualcosa è caduto attraverso le fessure?
Evidenziando eventuali lacune nella nostra comunicazione e pianificazione, potremmo trovare modi per migliorare. Ed è esattamente quello che abbiamo fatto. Nel corso del tempo, abbiamo migliorato tutto, dalla nostra comunicazione quotidiana ai risultati per i nostri clienti.
Considerazioni finali
Dove una volta sentivo di non poter mai allontanarmi dall’ufficio, ora lavoro solo circa 8 ore alla settimana. E come ultimo chiodo nella bara e prova che tutto ciò che ho delineato qui funziona, abbiamo drasticamente migliorato anche la nostra redditività. In effetti, Alliance Wealth Management (la mia azienda) è in procinto di aumentare i ricavi del 31% quest’anno.
Con più tempo a disposizione, ora sono in grado di essere un padre e un marito migliore. Inoltre, ho creato spazio e tempo per fare qualcosa che ho sempre voluto fare, ovvero creare un corso orientato ai consulenti finanziari che vogliono diventare una forza da non sottovalutare nello spazio online.
E sapete cos’altro? Il mio corso, La formula di crescita del consulente online, è sulla buona strada per aggiungere $ 100.000 di entrate alla mia attività quest’anno. Questo fatto sottolinea l’idea che più ore di lavoro non sempre significano risultati migliori e, a volte, meno è di più.
Niente di tutto questo sarebbe potuto accadere se non mi fossi mai allontanato e se non avessi mai ascoltato gli esperti di produttività che hanno forgiato questo percorso per me.
Se sei stanco di lavorare di più per realizzare meno, assicurati di ascoltare gli esperti che studiano la produttività come se fosse il loro lavoro (perché lo è). Potresti sentirti “bloccato” lavorando troppe ore ora, ma alcuni piccoli cambiamenti possono fare un mondo di differenza.